Code of Ethics

The Short Film Conference’s Code of Ethics offers guidelines for short film festivals to follow. It is hoped that these guidelines will be followed by festivals for the benefit of filmmakers, audiences & the entire short film industry.

The Board of Directors is currently looking into an alternative for non-festival members.

I. Introduction

1.1. Un festival de courts métrages se définit comme un événement culturel qui considère le cinéma et la vidéo comme une forme d’art, et un film ou une vidéo comme une œuvre d’art. Le rôle premier d’un festival de courts métrages est de présenter l’état artistique de la production contemporaine de courts métrages ainsi que les tendances qui reflètent les courants culturels, esthétiques, sociaux et institutionnels actuels.

1.2. Un festival doit également, voire même exclusivement, maintenir vivante l’histoire du court métrage. Cette tâche essentielle consiste à sonder, sélectionner et contextualiser ces œuvres dans le but de les rendre accessibles au public. Les festivals sont donc chargés d’une mission : mettre à disposition, au sein de leurs sections compétitives, un large spectre de propositions filmiques nouvelles et originales, mais aussi entretenir l’histoire du cinéma et de ses courants de pensées esthétiques, sociaux et politiques à travers des programmes curatoriaux. L’intention finale est de donner à voir la culture tant contemporaine qu’historique du film au grand public, mais aussi aux professionnels de l’industrie, en les invitant à communier, regarder et discuter ensemble des programmes de courts métrages, hors de l’anonymat d’internet.

1.3. Les festivals de courts métrages doivent être conscients de leur responsabilité envers les cinéastes et envers leurs œuvres, ainsi qu’envers leur public. Les festivals de courts métrages sont un espace de réflexion et d’échange dédiés aux courts métrages. Au-delà d’être des plateformes où montrer ces films, les festivals de courts métrages appartiennent à l’industrie du court métrage et doivent donc y prendre une part active en contribuant à subvenir à la nécessité pour les créateurs de courts métrages de gagner leur vie. Aux organisateurs de festivals de garder à l’esprit que leurs décisions et leurs actions doivent être en faveur des créateurs.

1.4. La diversité au sein du monde des festivals et de leur programmation est importante, et nous reconnaissons la différence entre les festivals de courts métrages et les événements liés aux courts métrages qui respectent l’esprit des points mentionnés précédemment. Ce souci du respect signifie par ailleurs que les dates des festivals soient déterminées en fonction du calendrier régional, national et international de festivals.

II. Compétitions

2.1.
Si un festival se présente comme étant « international », il lui faut alors l’être le plus possible et adopter l’anglais comme sa lingua franca. Cela doit se refléter en particulier dans son catalogue (bilingue) mais aussi ses documents officiels (formulaires d’inscription, règlement, communiqués de presse), tous devant être disponibles en anglais.

2.2. La nature internationale d’un festival doit aussi se refléter dans la variété des films sélectionnés au sein de ses programmes compétitifs.

2.3. Tout festival doit consigner ses conditions de participation au sein d’un document écrit comportant les informations relatives aux prix, aux dates d’inscription, et à la façon dont les participants seront informés de leur sélection ou de leur non-sélection.

2.4. En cas de sélection, le festival doit notifier le contact désigné d’un film au minimum quatre semaines avant le début de l’événement, et au moins deux semaines avant en cas de non-sélection.

2.5. Lorsqu’un film est sélectionné, il en va de la responsabilité du festival d’obtenir une confirmation de participation écrite et signée de la part de l’ayant-droit. Une non-réponse de sa part ne constitue pas une autorisation tacite de présenter son film.

2.6. Si un ayant-droit n’accepte pas l’invitation d’un festival à projeter son film, même après l’y avoir inscrit, le festival ne doit prendre aucun recours légal à son encontre. Les festivals doivent respecter la décision personnelle du cinéaste.

2.7. Le festival doit respecter les droits d’auteur des films soumis et des films sélectionnés.

2.8. Les prix peuvent consister en des récompenses en argent et/ou en services. Les récompenses en argent doivent être transmises sous quatre semaines suivant la fin du festival, par transfert afin de conserver une preuve du paiement – en général par virement bancaire ou via PayPal.

2.9. Les prix doivent être attribuables à tout film, qu’un de ses représentants soit présent ou festival ou pas. C’est-à-dire qu’un festival ne peut pas exiger la présence d’un représentant du film comme un prérequis nécessaire à l’obtention d’un prix.

2.10. Les prix sont attribués par un jury invité, en fonction du règlement du festival. Il est recommandé que les membres du jury soient présents au festival et regardent les films en salle de cinéma. Si un (ou des) membre(s) du jury ne peu(ven)t être présent(s), il faut garantir qu’il(s) puisse(nt) néanmoins voir les films dans la meilleure qualité possible et dans les mêmes conditions.

2.11. Le festival doit spécifier dans son règlement à qui les prix sont attribués (i.e. au réalisateur, au producteur ou à une autre personne).

2.12. Il est recommandé d’inviter le cinéaste ou un représentant du film à la cérémonie de remise des prix en lui offrant l’hébergement et – si possible – en couvrant ses frais de déplacement.

III. Séances durant le Festival

3.1. Un festival doit être respectueux du travail des cinéastes et faire de son mieux pour projeter leurs œuvres dans leurs versions, leurs formats et leurs conditions techniques d’origine.

3.2. Le festival doit projeter la copie disponible dans la meilleure qualité possible. Les fichiers de visionnage ne sont pas des copies de projection, à moins que l’ayant-droit y autorise le festival par écrit.

3.3. Le festival doit souscrire à une assurance couvrant les risques et possibles dommages survenant aux copies et/ou aux boîtiers numériques, et ce entre leur réception et leur renvoi dans des conditions convenables.

3.4. Les ayant-droits doivent être tenus informés du (ou des) programme(s) au sein duquel ou desquels leurs films sont inclus, et de la date, du lieu et du nombre de projections dudit ou desdits programme(s).

3.5. Les copies et boîtiers numériques doivent être renvoyés sous les deux semaines suivant la fin du festival. En cas d’une tournée de projections suivant le festival, un accord spécial doit être conclu avec l’ayant-droit.

3.6. Tous les films et leurs réalisateurs sélectionnés en compétition doivent être traités à égalité en termes du nombre, de la qualité et des conditions de projections.

3.7. Un festival ne doit pas fournir de copies à un autre festival sans en avoir reçu l’autorisation écrite de la part de l’ayant-droit.

IV. Jury

4.1. Un jury de programmes compétitifs doit consister d’au moins trois membres, en majorité des professionnels ou artistes liés à la profession. Pour un festival international, il est encouragé que les membres de jury soient de nationalités, de disciplines et de sexes variés.

4.2. Le jury doit être annoncé sur le site internet avant la date de début du festival, et ses membres présentés dans le catalogue ou le magazine du festival en incluant pour chacun un résumé de leur carrière et de leur poste actuel.

4.3. Il importe de noter que les membres du jury donnent généralement de leur temps, de leur argent et de leur personne pour siéger au jury et y apporter leur regard de professionnels. Si un festival n’a pas la capacité de payer des honoraires aux membres de son jury, il lui incombe au minimum de s’assurer qu’ils n’encourent aucune dépense directement liée à leur travail.

4.4. Un juré invité doit être hébergé par le festival. Si la nourriture et les boissons ne sont pas fournis pas le festival, ils doivent être comptabilisés et encaissés à l’arrivée.

4.5. Les décisions prises par le jury en accord avec le règlement du festival doivent être acceptées par le festival ou par les autres organisations liées au festival.

4.6. Il est recommandé que le jury ne voit pas davantage que quatre programmes (d’une durée de 90 minutes) par jour. Le nombre recommandé est de trois programmes maximum.

V. Communication

5.1. Le festival doit proposer un service presse portant conseil à quiconque souhaitant couvrir l’événement comme journaliste.

5.2. Les festivals doivent fournir un catalogue imprimé et/ou en ligne incluant (au moins):

  • Informations de contact à jour de l’ayant-droit du film
  • Une liste des prix, précisant le(s) bénéficiaire(s), le montant en argent ou la description des services attribués
  • Informations de contact des organisateurs du festival
  • Présentation du jury, ainsi que de leur carrière

5.3. Les vainqueurs doivent être tenus informés au plus tard le jour suivant la cérémonie de remise des prix.

5.4. Les vainqueurs doivent être annoncés sur le site internet et/ou les réseaux sociaux du festival sous les sept jours suivant sa clôture.

5.5. Les festivals sont encouragés à constituer leurs propres archives de films, photographies, affiches, coupures de presse, etc.

VI. Séances Hors-Compétitions et Autres

6.1. Les films hors-compétition ont le droit de toucher des frais de projection, à moins que leurs réalisateurs ou représentants soient invités et que les frais de transport et/ou d’hébergement soient couverts par le festival.

6.2. Les films en compétition qui sont également projetés dans d’autres programmes ont également le droit de toucher des frais de projection.

6.3. Il est conseillé aux festivals de proposer, de façon proactive, le paiement de frais de projection à l’ayant-droit. Celui-ci est libre d’avoir son propre barème tarifaire que les festivals doivent respecter. Les frais de projection peuvent varier selon les pays et les continents. En Europe, il est habituel de proposer la somme de 40 Euros pour 2 séances.

6.4. Les autres séances, notamment celles ne se déroulant pas durant la période du festival, doivent être arrangées et faire l’objet d’accords préalables. Les mentionner par un simple avertissement dans le règlement d’inscription du festival ne suffit pas. Les séances supplémentaires hors période du festival – tels « best-of » ou programmes itinérants – doivent faire l’objet de communication et d’accord avec les ayant-droits.

6.5. Le nombre et la portée géographique des séances doivent être clairement limités et définis dans le règlement du festival.

6.6. Si les films sont montrés en-dehors du pays d’origine du festival, il est obligatoire de recevoir des confirmations écrites de la part des ayant-droits afin de ne pas interférer avec une éventuelle première exigée par d’autres festivals.

VII. Collaboration entre Festivals

7.1. La Short Film Conference encourage la coopération entre festivals de courts métrages.

7.2. Les coopérations doivent être bénéfiques pour chaque partie concernée.

7.3. Si un festival requiert un programme de la part d’un autre festival, la façon dont cette contribution sera présentée dans les supports de communication et pendant le festival hôte doit être clairement détaillée.

7.4. Le festival hôte a la responsabilité d’obtenir les accords de la part des ayant-droits et de leur payer les frais de projection ; les deux festivals doivent se mettre d’accord sur la méthode d’envoi des films. Il est attendu que le festival invité reçoive une invitation couvrant les frais de trajet et d’hébergement.

7.5. Dans le cas de programmes invités, il est nécessaire que le festival hôte communique les chiffres de fréquentation des séances sous les deux semaines suivant la fin du festival.

VIII. Invites liés à l’industrie

8.1. Le festival doit fournir une liste de tous les professionnels présents (en respect avec les lois locales de protection des données).

8.2. Le festival doit donner l’occasion aux invités liés à l’industrie de se rencontrer et d’être mis en relation les uns avec les autres.

8.3. Tous les invités du festival doivent recevoir les informations pratiques liées à leur séjour au plus tard une semaine avant le festival.

8.4. Le festival doit inviter les réalisateurs (ou d’autres représentants) des courts métrages en sélection et faciliter la présence de professionnels : journalistes, producteurs, distributeurs, acheteurs, programmateurs, organisateurs de festivals.

8.5. Les réalisateurs ou autres représentants des courts métrages en sélection n’ont pas à payer pour assister aux séances du festival. Le nombre de tickets à leur disposition doit être clairement mentionné dans le règlement du festival.

I. Introduction

1.1. A short film festival is defined as a cultural event that considers cinema and video as an art form and a film or a video as a work of art. A short film festival’s primary role is to present the state of the art within contemporary short film production as well as tendencies reflecting the current cultural, aesthetic, social and institutional trends.

1.2. It should also strive toward, or even focus exclusively on, keeping the history of short film alive. The relevant task is to sound out, select and contextualise these works, thereby making them accessible to an audience. Festivals are therefore duty-bound to provide a spectrum of new and exciting contributions in their competitions, and to keep alive the film history and the aesthetic, social and political discourses linked to this in curated programmes. Ultimately, the intention is to make both historic and current film culture visible to a public and/or industry related audience who meet beyond the anonymity of the internet so as to look at and discuss short film programmes together.

1.3. Short film festivals should be aware of the responsibility they bear to the filmmakers and their works, as well as to the audiences. Short film festivals are a space of reflection and exchange dedicated to short films. Short film festivals are part of the short film industry and are not exclusively a platform to show films, meaning that festivals are part of the full circuit of the short film industry and should therefore also take an active role in securing a livelihood for creators of short films. Festivals should be aware that their decisions and actions must be in favour of the creators.

1.4. It is important to have diversity within the festival world and their programming and we acknowledge the difference between short film festivals and short film events which respect the spirit of the points mentioned above. Respecting each other also means that festival dates are determined in terms of the regional, national and international festival calendar.

II. Competitions

2.1.
If a festival defines itself as an international festival then it should try to be as international as possible. English should be the lingua franca of the festival. This should be reflected in an English (bilingual) catalogue, and the official festival documents (such as submission forms, rules and regulations, press releases) should also be available in English.

2.2. The international nature should also be reflected in the variety of films selected for the competitive programs.

2.3. Any festival must define its conditions of participation in a written document, including information on main awards, dates of registration, and how submitters are notified of (non-)selection.

2.4. In case of selection, the festival should notify the relevant contact within four weeks before the beginning of the event, and at least two weeks before  in the case of non-selection.

2.5. Once a film is selected it is a festival’s responsibility to get a final written confirmation of participation from the rightsholder. If there is no answer from the rightsholder, then a festival doesn’t have automatic permission to show the film.

2.6. If a rightsholder doesn’t accept an invitation to be screened at a festival – even after submitting a film – then a festival should take no legal action. Festivals should respect a personal decision by the filmmaker.

2.7. The festival must respect the copyright of the selected as well as the submitted films.

2.8. Awards can consist of cash and/or services. Cash prizes ought to be transferred within four weeks after the end of the festival. The money must be transferred so there is a proof of payment. Usually this would be a bank transfer or PayPal.

2.9. Any prize must be conferred on a winner regardless if representatives are able to attend the festivals. I.e: a festival must not demand the presence of a representative as a prerequisite to be given a prize.

2.10. Awards are selected by the invited jury and according to the festival’s regulations. It’s recommended to have the jury present at the festival for watching the films in the cinema. If the jury cannot be present, it must be guaranteed that they see the films in the best quality possible and under the same conditions.

2.11. The festival must specify in their regulations to whom the prizes are donated (i.e. is it conferred on the director, producer or some other party).

2.12. It is recommended to invite the filmmaker or a representative of the film to the award ceremony by offering accommodation and – if possible – help to cover traveling costs.

III. Screenings during the Festival

3.1. A festival is respectful of the filmmakers’ work and will do its best to screen the work in its original version, format and technical requirements.

3.2. The festival has to screen the best available quality of the screening copy. Preview files aren’t screening copies unless the right holder gives the festival a written permission.

3.3. The festival must have insurance covering any risks or possible damages of the prints and/or digital containers between receipt and return delivery within reasonable considerations

3.4. Rightsholders should be informed about which programme(s) the film is in and when, where and how many times these programmes are screening.

3.5. Prints and data containers are to be returned during the two weeks following the end of the festival. In case of tour screenings after the festival, a special agreement must be made with the rightsholder.

3.6. All films and directors of films selected for competition should be treated equally in terms of number, quality and conditions of screenings.

3.7. A festival must not forward prints to another festival without the rightsholder’s written authorisation.

IV. Jury

4.1. A jury for competitive programs should exist in at least three members, the majority of which should be film professionals or film artists. For an international festival, it is encouraged that the jury is diverse in nationality, disciplines and gender.

4.2. The jury must be announced on the web page of the festival before the festival dates and they must be presented in the catalogue or program magazine of the festival, including an outline of their career and current position.

4.3. It should be noted that jury members are often giving up time and money to be on a jury and provide their professional insight. If a festival is unable to pay an honorarium, a minimum should be that a jury member should incur no expenses directly related to their work.

4.4. The invited jury must be accommodated by the festival. If food or drinks are not provided by the festival, they have to be monetised and cashed out at arrival.

4.5. Jury decisions made within the framework specified in the festival’s regulations must be accepted by the festival or other organisations involved with the festival.

4.6. It is recommended that a jury shouldn’t watch more than four programmes (of 90 minutes duration) per day.  The recommended amount is a maximum of three.

V. Communication

5.1. The festival should provide a press service offering advice to anyone who wishes to cover the festival as a journalist.

5.2. Festivals should provide a print and/or online catalogue. This should (at least) include:

  • Relevant contact information of the rightsholder(s) of the film
  • A list of awards, specifying the benefactor(s) and the prize amount or a description of awarded services
  • Contact information of the festivals’ organisers
  • The jury must be presented including their career

5.3. The winners must be informed at the latest one day after the prize ceremony.

5.4. The winners must be communicated through the webpage and/or social media within seven days after the festival.

5.5. Festivals are encouraged to build up their own archives of files, photos, posters, press releases etc.

VI. Out of Competition and Other Screenings

6.1. Films that are not in competition become eligible to receive screening fees unless the filmmaker or a representative is invited and all costs regarding traveling and accommodation are covered by the festival.

6.2. Films from the competition that are also shown in another program should also be eligible for screening fees.

6.3. The festivals are advised to proactively offer the payment of screening fees to the rightsholder. The rightsholder is free to have an own pricing model, which has to be respected by the festivals. The screening fee may vary in different countries and on different continents. In Europe it is common to offer a sum of 40 Euros for up to 2 screenings.

6.4. Other screenings, especially those not within the duration of the festival, need to be arranged and agreed upon beforehand. It is not sufficient to place caveats within the festival’s submission regulations. Any extra screenings – including ‘Best Ofs’ and touring programmes outside the scope of the main festival – must be communicated to and agreed upon by rightsholders.

6.5. The amount and the geographical scope of screenings must be limited and clearly defined in the regulation of the festival.

6.6. If the films are shown outside of the country of origin of the festival it is mandatory to get a written confirmation from the rightsholder so as not to interfere with any kind of premiere politics of other festivals.

VII. Collaborations between Festivals

7.1. The Short Film Conference encourages cooperation amongst short film festivals.

7.2. Cooperations must have a value for all parties involved.

7.3. If festivals are asked by other festivals to curate programs it must be made clear how the guest festival is presented in communication and during the festival.

7.4. The host festival is responsible for paying screening fees to the right-holders, for the process of clearing the rights and film transport must be agreed between the two festivals. It is expected that the guest festival receives an invitation including traveling costs and accommodation.

7.5. In case of guest programs it is necessary that the host festival sends the attendance figures of the screenings within 2 weeks after the festival.

VIII. Industry Guests

8.1. The festival should provide the professionals with a list of all professionals in attendance (in accordance with local data protection laws).

8.2. The festival should offer opportunities that industry guests can meet and know each other during the festival.

8.3. All invited festival guests must get information about their stay by, the latest, one week before the festival.

8.4. The festival should invite the directors (or other representatives) of the short films and facilitate the presence of guests such as journalists and professionals (producers, distributors, buyers, programmers, festival organisers).

8.5. Directors or other representatives of selected short films should not have to pay to attend regular screenings. The amount of tickets must be made clear within the accreditation regulations of the festival.