Code of Ethics

The Short Film Conference’s Code of Ethics offers guidelines for short film festivals to follow. It is hoped that these guidelines will be followed by festivals for the benefit of filmmakers, audiences & the entire short film industry.

The Board of Directors is currently looking into an alternative for non-festival members.

I. Introduction

1.1. Un festival de courts métrages se définit comme un événement culturel qui considère le cinéma et la vidéo comme une forme d’art, et un film ou une vidéo comme une œuvre d’art. Le rôle premier d’un festival de courts métrages est de présenter l’état artistique de la production contemporaine de courts métrages ainsi que les tendances qui reflètent les courants culturels, esthétiques, sociaux et institutionnels actuels.

1.2. Un festival doit également, voire même exclusivement, maintenir vivante l’histoire du court métrage. Cette tâche essentielle consiste à sonder, sélectionner et contextualiser ces œuvres dans le but de les rendre accessibles au public. Les festivals sont donc chargés d’une mission : mettre à disposition, au sein de leurs sections compétitives, un large spectre de propositions filmiques nouvelles et originales, mais aussi entretenir l’histoire du cinéma et de ses courants de pensées esthétiques, sociaux et politiques à travers des programmes curatoriaux. L’intention finale est de donner à voir la culture tant contemporaine qu’historique du film au grand public, mais aussi aux professionnels de l’industrie, en les invitant à communier, regarder et discuter ensemble des programmes de courts métrages, hors de l’anonymat d’internet.

1.3. Les festivals de courts métrages doivent être conscients de leur responsabilité envers les cinéastes et envers leurs œuvres, ainsi qu’envers leur public. Les festivals de courts métrages sont un espace de réflexion et d’échange dédiés aux courts métrages. Au-delà d’être des plateformes où montrer ces films, les festivals de courts métrages appartiennent à l’industrie du court métrage et doivent donc y prendre une part active en contribuant à subvenir à la nécessité pour les créateurs de courts métrages de gagner leur vie. Aux organisateurs de festivals de garder à l’esprit que leurs décisions et leurs actions doivent être en faveur des créateurs.

1.4. La diversité au sein du monde des festivals et de leur programmation est importante, et nous reconnaissons la différence entre les festivals de courts métrages et les événements liés aux courts métrages qui respectent l’esprit des points mentionnés précédemment. Ce souci du respect signifie par ailleurs que les dates des festivals soient déterminées en fonction du calendrier régional, national et international de festivals.

II. Compétitions

2.1.
Si un festival se présente comme étant « international », il lui faut alors l’être le plus possible et adopter l’anglais comme sa lingua franca. Cela doit se refléter en particulier dans son catalogue (bilingue) mais aussi ses documents officiels (formulaires d’inscription, règlement, communiqués de presse), tous devant être disponibles en anglais.

2.2. La nature internationale d’un festival doit aussi se refléter dans la variété des films sélectionnés au sein de ses programmes compétitifs.

2.3. Tout festival doit consigner ses conditions de participation au sein d’un document écrit comportant les informations relatives aux prix, aux dates d’inscription, et à la façon dont les participants seront informés de leur sélection ou de leur non-sélection.

2.4. En cas de sélection, le festival doit notifier le contact désigné d’un film au minimum quatre semaines avant le début de l’événement, et au moins deux semaines avant en cas de non-sélection.

2.5. Lorsqu’un film est sélectionné, il en va de la responsabilité du festival d’obtenir une confirmation de participation écrite et signée de la part de l’ayant-droit. Une non-réponse de sa part ne constitue pas une autorisation tacite de présenter son film.

2.6. Si un ayant-droit n’accepte pas l’invitation d’un festival à projeter son film, même après l’y avoir inscrit, le festival ne doit prendre aucun recours légal à son encontre. Les festivals doivent respecter la décision personnelle du cinéaste.

2.7. Le festival doit respecter les droits d’auteur des films soumis et des films sélectionnés.

2.8. Les prix peuvent consister en des récompenses en argent et/ou en services. Les récompenses en argent doivent être transmises sous quatre semaines suivant la fin du festival, par transfert afin de conserver une preuve du paiement – en général par virement bancaire ou via PayPal.

2.9. Les prix doivent être attribuables à tout film, qu’un de ses représentants soit présent ou festival ou pas. C’est-à-dire qu’un festival ne peut pas exiger la présence d’un représentant du film comme un prérequis nécessaire à l’obtention d’un prix.

2.10. Les prix sont attribués par un jury invité, en fonction du règlement du festival. Il est recommandé que les membres du jury soient présents au festival et regardent les films en salle de cinéma. Si un (ou des) membre(s) du jury ne peu(ven)t être présent(s), il faut garantir qu’il(s) puisse(nt) néanmoins voir les films dans la meilleure qualité possible et dans les mêmes conditions.

2.11. Le festival doit spécifier dans son règlement à qui les prix sont attribués (i.e. au réalisateur, au producteur ou à une autre personne).

2.12. Il est recommandé d’inviter le cinéaste ou un représentant du film à la cérémonie de remise des prix en lui offrant l’hébergement et – si possible – en couvrant ses frais de déplacement.

III. Séances durant le Festival

3.1. Un festival doit être respectueux du travail des cinéastes et faire de son mieux pour projeter leurs œuvres dans leurs versions, leurs formats et leurs conditions techniques d’origine.

3.2. Le festival doit projeter la copie disponible dans la meilleure qualité possible. Les fichiers de visionnage ne sont pas des copies de projection, à moins que l’ayant-droit y autorise le festival par écrit.

3.3. Le festival doit souscrire à une assurance couvrant les risques et possibles dommages survenant aux copies et/ou aux boîtiers numériques, et ce entre leur réception et leur renvoi dans des conditions convenables.

3.4. Les ayant-droits doivent être tenus informés du (ou des) programme(s) au sein duquel ou desquels leurs films sont inclus, et de la date, du lieu et du nombre de projections dudit ou desdits programme(s).

3.5. Les copies et boîtiers numériques doivent être renvoyés sous les deux semaines suivant la fin du festival. En cas d’une tournée de projections suivant le festival, un accord spécial doit être conclu avec l’ayant-droit.

3.6. Tous les films et leurs réalisateurs sélectionnés en compétition doivent être traités à égalité en termes du nombre, de la qualité et des conditions de projections.

3.7. Un festival ne doit pas fournir de copies à un autre festival sans en avoir reçu l’autorisation écrite de la part de l’ayant-droit.

IV. Jury

4.1. Un jury de programmes compétitifs doit consister d’au moins trois membres, en majorité des professionnels ou artistes liés à la profession. Pour un festival international, il est encouragé que les membres de jury soient de nationalités, de disciplines et de sexes variés.

4.2. Le jury doit être annoncé sur le site internet avant la date de début du festival, et ses membres présentés dans le catalogue ou le magazine du festival en incluant pour chacun un résumé de leur carrière et de leur poste actuel.

4.3. Il importe de noter que les membres du jury donnent généralement de leur temps, de leur argent et de leur personne pour siéger au jury et y apporter leur regard de professionnels. Si un festival n’a pas la capacité de payer des honoraires aux membres de son jury, il lui incombe au minimum de s’assurer qu’ils n’encourent aucune dépense directement liée à leur travail.

4.4. Un juré invité doit être hébergé par le festival. Si la nourriture et les boissons ne sont pas fournis pas le festival, ils doivent être comptabilisés et encaissés à l’arrivée.

4.5. Les décisions prises par le jury en accord avec le règlement du festival doivent être acceptées par le festival ou par les autres organisations liées au festival.

4.6. Il est recommandé que le jury ne voit pas davantage que quatre programmes (d’une durée de 90 minutes) par jour. Le nombre recommandé est de trois programmes maximum.

V. Communication

5.1. Le festival doit proposer un service presse portant conseil à quiconque souhaitant couvrir l’événement comme journaliste.

5.2. Les festivals doivent fournir un catalogue imprimé et/ou en ligne incluant (au moins):

  • Informations de contact à jour de l’ayant-droit du film
  • Une liste des prix, précisant le(s) bénéficiaire(s), le montant en argent ou la description des services attribués
  • Informations de contact des organisateurs du festival
  • Présentation du jury, ainsi que de leur carrière

5.3. Les vainqueurs doivent être tenus informés au plus tard le jour suivant la cérémonie de remise des prix.

5.4. Les vainqueurs doivent être annoncés sur le site internet et/ou les réseaux sociaux du festival sous les sept jours suivant sa clôture.

5.5. Les festivals sont encouragés à constituer leurs propres archives de films, photographies, affiches, coupures de presse, etc.

VI. Séances Hors-Compétitions et Autres

6.1. Les films hors-compétition ont le droit de toucher des frais de projection, à moins que leurs réalisateurs ou représentants soient invités et que les frais de transport et/ou d’hébergement soient couverts par le festival.

6.2. Les films en compétition qui sont également projetés dans d’autres programmes ont également le droit de toucher des frais de projection.

6.3. Il est conseillé aux festivals de proposer, de façon proactive, le paiement de frais de projection à l’ayant-droit. Celui-ci est libre d’avoir son propre barème tarifaire que les festivals doivent respecter. Les frais de projection peuvent varier selon les pays et les continents. En Europe, il est habituel de proposer la somme de 40 Euros pour 2 séances.

6.4. Les autres séances, notamment celles ne se déroulant pas durant la période du festival, doivent être arrangées et faire l’objet d’accords préalables. Les mentionner par un simple avertissement dans le règlement d’inscription du festival ne suffit pas. Les séances supplémentaires hors période du festival – tels « best-of » ou programmes itinérants – doivent faire l’objet de communication et d’accord avec les ayant-droits.

6.5. Le nombre et la portée géographique des séances doivent être clairement limités et définis dans le règlement du festival.

6.6. Si les films sont montrés en-dehors du pays d’origine du festival, il est obligatoire de recevoir des confirmations écrites de la part des ayant-droits afin de ne pas interférer avec une éventuelle première exigée par d’autres festivals.

VII. Collaboration entre Festivals

7.1. La Short Film Conference encourage la coopération entre festivals de courts métrages.

7.2. Les coopérations doivent être bénéfiques pour chaque partie concernée.

7.3. Si un festival requiert un programme de la part d’un autre festival, la façon dont cette contribution sera présentée dans les supports de communication et pendant le festival hôte doit être clairement détaillée.

7.4. Le festival hôte a la responsabilité d’obtenir les accords de la part des ayant-droits et de leur payer les frais de projection ; les deux festivals doivent se mettre d’accord sur la méthode d’envoi des films. Il est attendu que le festival invité reçoive une invitation couvrant les frais de trajet et d’hébergement.

7.5. Dans le cas de programmes invités, il est nécessaire que le festival hôte communique les chiffres de fréquentation des séances sous les deux semaines suivant la fin du festival.

VIII. Invites liés à l’industrie

8.1. Le festival doit fournir une liste de tous les professionnels présents (en respect avec les lois locales de protection des données).

8.2. Le festival doit donner l’occasion aux invités liés à l’industrie de se rencontrer et d’être mis en relation les uns avec les autres.

8.3. Tous les invités du festival doivent recevoir les informations pratiques liées à leur séjour au plus tard une semaine avant le festival.

8.4. Le festival doit inviter les réalisateurs (ou d’autres représentants) des courts métrages en sélection et faciliter la présence de professionnels : journalistes, producteurs, distributeurs, acheteurs, programmateurs, organisateurs de festivals.

8.5. Les réalisateurs ou autres représentants des courts métrages en sélection n’ont pas à payer pour assister aux séances du festival. Le nombre de tickets à leur disposition doit être clairement mentionné dans le règlement du festival.

I. Introduction

1.1. A short film festival is defined as a cultural event that considers cinema and video as an art form and a film or a video as a work of art. A short film festival’s primary role is to present the state of the art within contemporary short film production as well as tendencies reflecting the current cultural, aesthetic, social and institutional trends.

1.2. It should also strive toward, or even focus exclusively on, keeping the history of short film alive. The relevant task is to sound out, select and contextualise these works, thereby making them accessible to an audience. Festivals are therefore duty-bound to provide a spectrum of new and exciting contributions in their competitions, and to keep alive the film history and the aesthetic, social and political discourses linked to this in curated programmes. Ultimately, the intention is to make both historic and current film culture visible to a public and/or industry related audience who meet beyond the anonymity of the internet so as to look at and discuss short film programmes together.

1.3. Short film festivals should be aware of the responsibility they bear to the filmmakers and their works, as well as to the audiences. Short film festivals are a space of reflection and exchange dedicated to short films. Short film festivals are part of the short film industry and are not exclusively a platform to show films, meaning that festivals are part of the full circuit of the short film industry and should therefore also take an active role in securing a livelihood for creators of short films. Festivals should be aware that their decisions and actions must be in favour of the creators.

1.4. It is important to have diversity within the festival world and their programming and we acknowledge the difference between short film festivals and short film events which respect the spirit of the points mentioned above. Respecting each other also means that festival dates are determined in terms of the regional, national and international festival calendar.

II. Competitions

2.1.
If a festival defines itself as an international festival then it should try to be as international as possible. English should be the lingua franca of the festival. This should be reflected in an English (bilingual) catalogue, and the official festival documents (such as submission forms, rules and regulations, press releases) should also be available in English.

2.2. The international nature should also be reflected in the variety of films selected for the competitive programs.

2.3. Any festival must define its conditions of participation in a written document, including information on main awards, dates of registration, and how submitters are notified of (non-)selection.

2.4. In case of selection, the festival should notify the relevant contact within four weeks before the beginning of the event, and at least two weeks before  in the case of non-selection.

2.5. Once a film is selected it is a festival’s responsibility to get a final written confirmation of participation from the rightsholder. If there is no answer from the rightsholder, then a festival doesn’t have automatic permission to show the film.

2.6. If a rightsholder doesn’t accept an invitation to be screened at a festival – even after submitting a film – then a festival should take no legal action. Festivals should respect a personal decision by the filmmaker.

2.7. The festival must respect the copyright of the selected as well as the submitted films.

2.8. Awards can consist of cash and/or services. Cash prizes ought to be transferred within four weeks after the end of the festival. The money must be transferred so there is a proof of payment. Usually this would be a bank transfer or PayPal.

2.9. Any prize must be conferred on a winner regardless if representatives are able to attend the festivals. I.e: a festival must not demand the presence of a representative as a prerequisite to be given a prize.

2.10. Awards are selected by the invited jury and according to the festival’s regulations. It’s recommended to have the jury present at the festival for watching the films in the cinema. If the jury cannot be present, it must be guaranteed that they see the films in the best quality possible and under the same conditions.

2.11. The festival must specify in their regulations to whom the prizes are donated (i.e. is it conferred on the director, producer or some other party).

2.12. It is recommended to invite the filmmaker or a representative of the film to the award ceremony by offering accommodation and – if possible – help to cover traveling costs.

III. Screenings during the Festival

3.1. A festival is respectful of the filmmakers’ work and will do its best to screen the work in its original version, format and technical requirements.

3.2. The festival has to screen the best available quality of the screening copy. Preview files aren’t screening copies unless the right holder gives the festival a written permission.

3.3. The festival must have insurance covering any risks or possible damages of the prints and/or digital containers between receipt and return delivery within reasonable considerations

3.4. Rightsholders should be informed about which programme(s) the film is in and when, where and how many times these programmes are screening.

3.5. Prints and data containers are to be returned during the two weeks following the end of the festival. In case of tour screenings after the festival, a special agreement must be made with the rightsholder.

3.6. All films and directors of films selected for competition should be treated equally in terms of number, quality and conditions of screenings.

3.7. A festival must not forward prints to another festival without the rightsholder’s written authorisation.

IV. Jury

4.1. A jury for competitive programs should exist in at least three members, the majority of which should be film professionals or film artists. For an international festival, it is encouraged that the jury is diverse in nationality, disciplines and gender.

4.2. The jury must be announced on the web page of the festival before the festival dates and they must be presented in the catalogue or program magazine of the festival, including an outline of their career and current position.

4.3. It should be noted that jury members are often giving up time and money to be on a jury and provide their professional insight. If a festival is unable to pay an honorarium, a minimum should be that a jury member should incur no expenses directly related to their work.

4.4. The invited jury must be accommodated by the festival. If food or drinks are not provided by the festival, they have to be monetised and cashed out at arrival.

4.5. Jury decisions made within the framework specified in the festival’s regulations must be accepted by the festival or other organisations involved with the festival.

4.6. It is recommended that a jury shouldn’t watch more than four programmes (of 90 minutes duration) per day.  The recommended amount is a maximum of three.

V. Communication

5.1. The festival should provide a press service offering advice to anyone who wishes to cover the festival as a journalist.

5.2. Festivals should provide a print and/or online catalogue. This should (at least) include:

  • Relevant contact information of the rightsholder(s) of the film
  • A list of awards, specifying the benefactor(s) and the prize amount or a description of awarded services
  • Contact information of the festivals’ organisers
  • The jury must be presented including their career

5.3. The winners must be informed at the latest one day after the prize ceremony.

5.4. The winners must be communicated through the webpage and/or social media within seven days after the festival.

5.5. Festivals are encouraged to build up their own archives of files, photos, posters, press releases etc.

VI. Out of Competition and Other Screenings

6.1. Films that are not in competition become eligible to receive screening fees unless the filmmaker or a representative is invited and all costs regarding traveling and accommodation are covered by the festival.

6.2. Films from the competition that are also shown in another program should also be eligible for screening fees.

6.3. The festivals are advised to proactively offer the payment of screening fees to the rightsholder. The rightsholder is free to have an own pricing model, which has to be respected by the festivals. The screening fee may vary in different countries and on different continents. In Europe it is common to offer a sum of 40 Euros for up to 2 screenings.

6.4. Other screenings, especially those not within the duration of the festival, need to be arranged and agreed upon beforehand. It is not sufficient to place caveats within the festival’s submission regulations. Any extra screenings – including ‘Best Ofs’ and touring programmes outside the scope of the main festival – must be communicated to and agreed upon by rightsholders.

6.5. The amount and the geographical scope of screenings must be limited and clearly defined in the regulation of the festival.

6.6. If the films are shown outside of the country of origin of the festival it is mandatory to get a written confirmation from the rightsholder so as not to interfere with any kind of premiere politics of other festivals.

VII. Collaborations between Festivals

7.1. The Short Film Conference encourages cooperation amongst short film festivals.

7.2. Cooperations must have a value for all parties involved.

7.3. If festivals are asked by other festivals to curate programs it must be made clear how the guest festival is presented in communication and during the festival.

7.4. The host festival is responsible for paying screening fees to the right-holders, for the process of clearing the rights and film transport must be agreed between the two festivals. It is expected that the guest festival receives an invitation including traveling costs and accommodation.

7.5. In case of guest programs it is necessary that the host festival sends the attendance figures of the screenings within 2 weeks after the festival.

VIII. Industry Guests

8.1. The festival should provide the professionals with a list of all professionals in attendance (in accordance with local data protection laws).

8.2. The festival should offer opportunities that industry guests can meet and know each other during the festival.

8.3. All invited festival guests must get information about their stay by, the latest, one week before the festival.

8.4. The festival should invite the directors (or other representatives) of the short films and facilitate the presence of guests such as journalists and professionals (producers, distributors, buyers, programmers, festival organisers).

8.5. Directors or other representatives of selected short films should not have to pay to attend regular screenings. The amount of tickets must be made clear within the accreditation regulations of the festival.

Kode Etik yang ditetapkan The Short Film Conference merupakan panduan untuk diikuti Festival Film Pendek. Panduan ini diharapkan dapat diterapkan oleh semua festival agar dapat memberikan manfaat kepada para pembuat film, penonton & seluruh lini industri film pendek.

Badan direksi saat ini masih mencari alternatif bagi anggota non-festival.

I. Perkenalan

1.1. Festival film pendek didefinisikan sebagai acara kebudayaan yang menempatkan sinema dan video sebagai bentuk kesenian dan sebuah karya film atau video sebagai karya seni. Peran utama festival film pendek adalah mempertegas definisi berkesenian dalam sebuah produksi film pendek kontemporer serta kecenderungannya dalam mencerminkan tren budaya, estetika, sosial, dan kelembagaan yang terkini.

1.2. Festival film pendek seharusnya juga berusaha mendorong, atau bahkan menitikberatkan secara eksklusif, untuk menjaga sejarah film pendek agar tetap hidup. Tugas-tugas yang berhubungan langsung adalah dengan menyuarakan, memilih dan memberikan konteks kepada karya-karya ini, sehingga membuatnya dapat diakses oleh penonton. Oleh sebab ini festival terikat tugas untuk memberikan spektrum baru dan kontribusi menarik dalam kompetisi yang diadakan, serta untuk menghidupkan sejarah film dan wacana estetika, sosial dan politik yang terkait dengan ini dalam kurasi program. Pada akhirnya, tujuannya adalah untuk membuat sejarah dan budaya terkini film disadari oleh khalayak umum dan/atau penonton yang terkait  industri yang bertemu di luar anonimitas internet agar dapat melihat dan mendiskusikan program film pendek bersama.

1.3. Festival film pendek harus menyadari tanggung jawab yang diemban terhadap pembuat film dan karya-karya mereka, serta kepada penonton. Festival film pendek adalah ruang refleksi dan pertukaran yang didedikasikan untuk film pendek. Festival film pendek adalah bagian dari industri film pendek dan tidak secara eksklusif merupakan platform untuk menampilkan film, yang berarti bahwa festival adalah sepenuhnya bagian dari lingkaran industri film pendek dan karenanya harus juga mengambil peran aktif dalam mengamankan mata pencaharian bagi para pembuat film pendek. Festival harus menyadari bahwa keputusan dan tindakan mereka harus memihak pada pencipta karya.

1.4. Penting untuk memiliki keberagaman dalam lingkaran festival serta program didalamnya dan kami mengakui perbedaan diantara berbagai festival film pendek dan juga acara yang berkaitan dengan film pendek yang menghormati semangat pasal-pasal yang sudah disebutkan di atas. Saling menghormati juga berarti bahwa tanggal festival ditentukan berdasarkan kalender festival regional, nasional dan internasional.

II. Kompetisi

2.1.
Jika sebuah festival mendefinisikan dirinya sebagai festival internasional, maka festival tersebut harus berusaha se-internasional mungkin. Bahasa Inggris harus menjadi lingua franca festival. Hal ini harus tercermin dalam katalog yang menggunakan bahasa Inggris (dua bahasa), dan dokumen festival resmi (seperti formulir pengiriman, aturan dan peraturan, siaran pers) juga harus tersedia dalam bahasa Inggris.

2.2. Sifat internasional juga harus tercermin dalam berbagai film yang dipilih untuk program kompetitif.

2.3. Semua Festival harus menetapkan persyaratan keikutsertaan dalam sebuah dokumen tertulis, termasuk informasi tentang penghargaan utama, tanggal pendaftaran, dan bagaimana pihak pendaftar akan menerima pemberitahuan (non-)seleksi.

2.4. Dalam situasi penyeleksian, festival harus memberitahukan narahubung yang relevan dalam waktu empat minggu sebelum dimulainya acara, dan selambatnya dua minggu sebelumnya dalam situasi non-seleksi.

2.5. Setelah sebuah film dipilih, festival bertanggung jawab untuk mendapatkan konfirmasi tertulis akhir tentang partisipasi dari pemegang hak karya. Jika tidak ada jawaban dari pemegang hak, maka festival tidak memiliki izin otomatis untuk menampilkan film tersebut.

2.6. Jika pemegang hak film tidak menyetujui undangan untuk diputar di festival – bahkan setelah film dikirimkan – maka festival tidak berhak mengambil tindakan hukum. Festival harus menghormati keputusan pribadi pembuat film.

2.7. Festival harus menghormati hak cipta film yang dipilih termasuk juga semua film yang didaftarkan.

2.8. Penghargaan dapat berupa uang tunai dan/ atau berbentuk jasa. Transfer hadiah uang tunai harus dilakukan dalam batas waktu empat minggu setelah festival berakhir. Uang itu harus dikirim dengan cara transfer sehingga ada bukti pembayaran. Umumnya menggunakan layanan transfer bank atau PayPal.

2.9. Semua hadiah harus diberikan kepada pemenang terlepas dari kondisi apakah ada perwakilan yang bisa menghadiri festival. Artinya: sebuah festival tidak harus meminta kehadiran perwakilan sebagai prasyarat untuk pemberian hadiah.

2.10. Penghargaan dipilih oleh juri yang diundang dan sesuai dengan peraturan festival. Dianjurkan untuk menghadirkan juri ketika festival berlangsung untuk menonton film di layar pemutaran. Jika juri tidak dapat hadir, harus dijamin bahwa mereka menyaksikan film dengan kualitas terbaik dan dalam kondisi yang sama.

2.11. Festival harus menjelaskan dalam peraturan mereka kepada siapa hadiah diberikan (misalnya diberikan kepada sutradara, produser atau pihak lain).

2.12. Dianjurkan untuk mengundang pembuat film atau perwakilan dari film tersebut ke acara penghargaan dengan menawarkan akomodasi dan – jika mungkin – membantu menutupi biaya perjalanan.

III. Pemutaran selama Festival

3.1. Sebuah festival menghormati karya dari para pembuat film dan akan melakukan yang terbaik untuk menayangkan karya dalam versi aslinya, format dan persyaratan teknis.

3.2. Festival harus menayangkan kualitas terbaik dari materi tayangan. File untuk preview tidak dianggap materi untuk penayangan kecuali pemegang hak memberikan izin tertulis kepada festival.

3.3. Festival harus memiliki asuransi yang mencakup risiko atau kemungkinan kerusakan materi film dan/ atau wadah digitalnya saat penerimaan dan pengiriman kembali dengan pertimbangan sewajarnya.

3.4. Pemegang hak harus diberi informasi tentang program mana film ini berada dan kapan, di mana dan berapa kali program ini diputar.

3.5. Cetakan materi film dan wadah data harus dikembalikan selambatnya dua minggu setelah festival berakhir. Dalam hal tur pemutaran setelah festival, harus menggunakan perjanjian khusus dengan pemegang hak.

3.6. Semua film dan sutradara film yang dipilih untuk kompetisi harus diperlakukan sama dalam hal jumlah, kualitas dan kondisi pemutaran.

3.7. Festival tidak berhak meneruskan materi film ke festival lain tanpa izin tertulis dari pemegang hak.

IV. Juri

4.1. Juri untuk program kompetisi setidaknya terdiri dari tiga anggota, yang sebagian besar harus profesional dalam dunia film atau artis film. Untuk festival internasional, dianjurkan para anggota juri berasal dari beragam kebangsaan, latar belakang dan gender.

4.2. Juri harus diumumkan di halaman web festival sebelum tanggal festival berlangsung dan mereka harus ditampilkan dalam katalog atau majalah program festival, termasuk informasi tentang karir dan posisi mereka saat ini.

4.3. Perlu diperhatikan bahwa anggota juri memberikan waktu dan biaya mereka untuk melaksanakan penjurian, dan juga menyumbangkan wawasan profesional mereka. Jika sebuah festival tidak dapat membayar honor, minimal anggota juri tidak perlu mengeluarkan biaya yang berhubungan langsung dengan apa yang mereka kerjakan.

4.4. Akomodasi dewan juri yang diundang harus ditanggung oleh festival. Jika makanan atau minuman tidak disediakan oleh festival, mereka harus diberikan uang saku pada pada saat kedatangan.

4.5. Keputusan juri yang dibuat dalam kerangka yang ditentukan dalam peraturan festival harus diterima oleh festival atau organisasi lain yang terlibat dengan festival.

4.6. Disarankan agar  juri tidak menonton lebih dari empat program (durasi 90 menit) per hari. Jumlah program yang disarankan adalah maksimal tiga.

V. Komunikasi

5.1. Festival harus menyediakan layanan pers yang menawarkan panduan kepada siapa saja yang ingin meliput festival sebagai wartawan

5.2. Festival harus menyediakan katalog cetak dan/ atau katalog online. Informasi di dalamnya (setidaknya) meliputi:

  • Informasi kontak yang relevan dari pemegang hak film
  • Daftar penghargaan, yang secara spesifik menyebutkan penerima penghargaan dan nilai hadiah atau deskripsi penghargaan yang diberikan
  • Informasi kontak penyelenggara festival
  • Informasi tentang juri dan catatan karier mereka

5.3. Pemenang harus diinformasikan selambat-lambatnya satu hari setelah upacara penyerahan hadiah.

5.4. Pemenang harus disosialisasikan melalui halaman web dan / atau media sosial dalam waktu tujuh hari setelah festival.

5.5. Festival disarankan untuk memiliki arsip file, foto, poster, siaran pers, dan lainnya.

VI. Di Luar Kompetisi dan jenis Pemutaran Lainnya

6.1. Film yang tidak dalam kompetisi layak menerima screening fee kecuali pembuat film atau perwakilan diundang dan semua biaya perjalanan serta akomodasi ditanggung oleh festival.

6.2. Film dari kompetisi yang juga ditampilkan dalam program lain juga selayaknya dapat menerima screening fee.

6.3. Festival harus secara proaktif menawarkan pembayaran screening fee kepada pemegang hak cipta. Pemegang hak memiliki kebebasan untuk menetapkan harga, yang harus dihormati festival. Nilai screening fee dapat bervariasi di negara dan benua yang berbeda. Umumnya di Eropa ditawarkan 40 Euro untuk 2 kali pemutaran.

6.4. Pemutaran lain, terutama yang tidak berlangsung selama festival, perlu diatur dan disepakati sebelumnya. Tidaklah cukup sekedar mencantumkan pemberitahuan ini pada proses pendaftaran film. Setiap pemutaran tambahan – termasuk ‘Best Ofs’ dan program tur di luar ruang lingkup festival utama – harus dikomunikasikan dan disepakati oleh pemegang hak.

6.5. Jumlah dan ruang lingkup geografis lokasi pemutaran harus dibatasi dan ditetapkan dengan jelas pada peraturan festival.

6.6. Jika film-film tersebut ditayangkan di luar negara asal festival maka wajib untuk mendapatkan konfirmasi tertulis dari pemegang hak agar tidak mengganggu kebijakan politik premiere dari festival lain.

VII. Kolaborasi Antar Festival

7.1. The Short Film Conference mendukung terjadinya kerjasama antar festival film pendek.

7.2. Kerjasama harus memiliki nilai tambah untuk semua pihak yang terlibat.

7.3. Jika sebuah festival diundang oleh festival lain untuk menyusun program, harus dijelaskan bagaimana festival tamu akan ditampilkan dalam semua komunikasi dan selama festival berlangsung.

7.4. Festival tuan rumah bertanggung jawab untuk membayar screening fee setiap film kepada pemegang haknya, untuk mengesahkan proses perizinan dan transportasi film harus disepakati antara kedua festival. Diharapkan festival tamu bisa menerima undangan, termasuk biaya perjalanan dan akomodasi.

7.5. Dalam situasi program tamu, festival tuan rumah wajib mengirimkan jumlah kehadiran penonton dalam pemutaran tersebut, selambat-lambatnya 2 minggu setelah festival berlangsung.

VIII. Tamu dalam ranah industri

8.1. Festival harus memberikan daftar semua rekan profesional yang hadir kepada para tamu profesional (dengan tetap mematuhi undang-undang perlindungan data di wilayah masing-masing).

8.2. Festival harus memberikan peluang bagi para tamu industri untuk bertemu dan saling mengenal selama festival berlangsung.

8.3. Seluruh tamu festival harus mendapatkan informasi terkait kunjungan mereka setidaknya satu minggu sebelum festival berlangsung.

8.4. Festival harus mengundang sutradara (atau perwakilan lainnya) dari film pendek yang diputar dan memfasilitasi kehadiran tamu seperti jurnalis atau profesional lainnya (produser, distributor, buyer, programmers, penyelenggara festival).

8.5. Sutradara atau perwakilan lainnya dari film pendek terpilih seharusnya tidak membayar untuk menghadiri pemutaran film biasa. Jumlah tiket yang diberikan cuma-cuma harus dijelaskan dalam peraturan akreditasi festival.

I. Введение

1.1. Фестиваль короткометражных фильмов определяется как культурное событие, которое рассматривает кино и видео как форму искусства, и фильм или видео как произведение искусства. Основная роль фестиваля короткометражных фильмов – представить современное состояние производства короткометражных фильмов, а также тенденции, отражающие современные культурные, эстетические, социальные и институциональные тенденции.

1.2. Он также должен стремиться или даже сосредоточиться исключительно на сохранении истории короткометражных фильмов. Актуальной задачей является озвучивание, отбор и контекстуализация этих произведений, что делает их доступными для аудитории. Таким образом, фестивали обязаны предоставлять спектр новых и интересных материалов для своих конкурсов, а также поддерживать историю кино и эстетические, социальные и политические дискурсы, связанные с этим, в кураторских программах. В конечном счете, цель состоит в том, чтобы сделать как историческую, так и текущую культуру кино видимой для широкой публики и/ или связанных с индустрией зрителей, за пределами анонимности Интернета, чтобы вместе смотреть и обсуждать программы короткометражных фильмов.

1.3. Фестивали короткометражных фильмов должны осознавать ответственность, которую они несут перед создателями фильмов и их работами, а также перед зрителями. Фестивали короткометражных фильмов – это пространство размышлений и обмена, посвященное короткометражным фильмам. Фестивали короткометражного кино являются частью индустрии короткометражного кино и не являются исключительно платформой для показа фильмов. Это означает, что фестивали являются частью полного цикла индустрии короткометражного кино и поэтому должны также принимать активное участие в обеспечении средств к существованию для создателей короткометражных фильмов.  Фестивали должны знать, что их решения и действия должны быть в пользу создателей.

1.4. Важно иметь разнообразие в мире фестивалей и их программ, и мы признаем разницу между фестивалями короткометражных фильмов и другими мероприятиями, следующими упомянутым выше пунктам. Уважение друг к другу также означает, что даты проведения фестиваля определяются в соответствии с региональным, национальным и международным фестивальным календарем.

II. Конкурсные программы

2.1.
Если фестиваль определяет себя как международный фестиваль, то он должен стараться быть как можно более международным. Английский должен быть языком общения на фестивале. Это должно быть отражено в английском (или двуязычном) каталоге, и официальные документы фестиваля (такие как формы представления, правила и положения, пресс-релизы) также должны быть доступны на английском языке.

2.2. Международный характер также должен отражаться в разнообразии фильмов, отобранных для конкурсных программ.

2.3. Любой фестиваль должен определить свои условия участия в письменном документе, включая информацию о главных наградах, датах регистрации и о том, как податели уведомляются о (не) отборе.

2.4. В случае отбора, фестиваль должен уведомить подателя за четыре недели до начала мероприятия и, по крайней мере, за две недели до этого в случае не отбора.

2.5. После того, как фильм выбран, фестиваль обязан получить окончательное письменное подтверждение участия от правообладателя. Если от правообладателя нет ответа, то у фестиваля нет автоматического разрешения на показ фильма.

2.6. Если правообладатель не принимает приглашение для показа на фестивале – даже после подачи фильма – фестиваль не должен предпринимать никаких юридических действий. Фестивали должны уважать личное решение режиссера.

2.7. Фестиваль должен уважать авторские права как выбранных, так и поданных в заявках фильмов.

2.8. Награды могут состоять из денежных средств и/ или услуг. Денежные призы должны быть переведены в течение четырех недель после окончания фестиваля. Деньги должны быть переведены, так чтобы было подтверждение оплаты. Обычно это банковский перевод или PayPal.

2.9. Любой приз должен быть присужден победителю независимо от того, смогут ли представители присутствовать на фестивалях. Т.е .: фестиваль не должен требовать присутствия представителя в качестве предварительного условия для получения приза.

2.10. Награды выбираются приглашенным жюри и в соответствии с правилами фестиваля. Для просмотра фильмов в кинотеатре рекомендуется присутствовать на фестивале. Если жюри не может присутствовать, должно быть гарантировано, что они смотрят фильмы в лучшем качестве и при тех же условиях.

2.11. Фестиваль должен указать в своих правилах, кому вручаются призы (то есть вручается ли он режиссеру, продюсеру или какой-либо другой стороне).

2.12. Рекомендуется пригласить режиссера или представителя фильма на церемонию награждения, предложив жилье и, если возможно, помочь покрыть транспортные расходы.

III. Фестивальные кинопоказы

3.1. Фестиваль с уважением относится к работе кинематографистов и приложит все усилия, чтобы показать работу в ее оригинальной версии, формате и технических требованиях.

3.2. Фестиваль должен показать лучшее доступное качество показа копии. Просмотровки могут быть использованы для кинопоказа только с письменного разрешения работодателя.

3.3. Фестиваль должен иметь страховку, покрывающую любые риски и возможные повреждения копий фильма и/ или цифровых контейнеров между получением и обратной доставкой в ​​разумных пределах.

3.4.  Правообладатели должны быть проинформированы о том, в какой программе (программах) фильм будет показан и когда, где и сколько раз эти программы будут идти.

3.5.

 Копии фильма и контейнеры с данными должны быть возвращены в течение двух недель после окончания фестиваля. В случае тура кинопоказов после фестиваля необходимо заключить специальное соглашение с правообладателем.

3.6. Все фильмы и режиссеры фильмов, отобранных для конкурса, должны рассматриваться одинаково с точки зрения количества, качества и условий просмотров.

3.7. Фестиваль не должен пересылать копии фильма на другой фестиваль без письменного разрешения правообладателя.

IV. Жюри

4.1. Жюри по конкурсным программам должно состоять как минимум из трех членов, большинство из которых должны быть профессионалами в области кино или художниками. На международном фестивале приветствуется разнообразие жюри по национальности, дисциплинам и полу.

4.2. Жюри должно быть объявлено на сайте фестиваля до даты проведения фестиваля, и они должны быть представлены в каталоге фестиваля, включая описание их карьеры и текущей должности.

4.3. Следует отметить, что члены жюри часто отдают время и деньги, чтобы войти в состав жюри и предоставить свое профессиональную экспертизу. Если фестиваль не может заплатить гонорар, как минимум член жюри не должен нести никаких расходов, непосредственно связанных с их работой.

4.4. Фестиваль должен предоставить членам жюри проживание и питание. Если еда и напитки не предоставляются фестивалем, жюри должно получить наличный эквивалент по прибытию.

4.5. Решения жюри, принятые в рамках, указанных в регламенте фестиваля, должны быть безоговорочно приняты фестивалем или другими организациями, связанными с фестивалем.

4.6. Рекомендуется, чтобы жюри не смотрело более четырех программ (продолжительностью 90 минут) в день. Рекомендуемое число программ – максимум три.

V. Внешние коммуникации

5.1. Фестиваль должен иметь пресс-службу, предлагающую допуск и информацию всем СМИ желающим освещать фестиваль.

5.2. Фестивали должны предоставить печатный и/ или онлайн-каталог. Это должно (по крайней мере) включать:

  • Соответствующую контактную информацию правообладателя(ей) фильма
  • Список наград, с указанием благотворителя(ей) и суммы приза или описание присужденных услуг
  • Контактную информацию организаторов фестиваля
  • Описание жюри и их карьер

5.3. Победители должны быть проинформированы не позднее одного дня после церемонии награждения.

5.4. Победители должны быть опубликованы на сайте и/ или в социальных сетях в течение семи дней после фестиваля.

5.5. Фестивалям рекомендуется создавать собственные архивы файлов, фотографий, плакатов, пресс-релизов и т. д.

VI. Кинопоказы вне конкурса и другие показы

6.1. Фильмы, которые не участвуют в конкурсе, имеют право на получение платы за показ, если кинематографист или его представитель не приглашены и все расходы, связанные с поездками и проживанием, не покрываются фестивалем.

6.2. Конкурсные фильмы, которые также показываются в другой программе, тоже должны иметь право на оплату показа.

6.3. Фестивалям рекомендуется заранее предлагать правообладателю оплату показов. Правообладатель может иметь собственную модель ценообразования, которая должна соблюдаться фестивалями. Плата за отбор может варьироваться в разных странах и на разных континентах. В Европе принято предлагать сумму в 40 евро за один или два показов.

6.4. Другие показы, особенно не во время фестиваля, должны быть организованы и согласованы заранее. Недостаточно включать оговорки в правила подачи фестиваля. Любые дополнительные показы, в том числе «Лучшие» и гастрольные программы, выходящие за рамки основного фестиваля, должны быть согласованы с правообладателями.

6.5. Количество и географический охват показов должны быть ограничены и четко определены в регламенте фестиваля.

6.6. Если фильмы демонстрируются за пределами страны происхождения фестиваля, необходимо получить письменное подтверждение от правообладателя, чтобы эти показы не повлияли на премьерный статус фильма на других фестивалях.

VII. Сотрудничество между Фестивалями

7.1. Конференция Короткометражных Фильмов поощряет сотрудничество среди фестивалей короткометражных фильмов.

7.2.  Сотрудничество должно иметь ценность для всех вовлеченных сторон.

7.3. Если другие фестивали приглашают фестиваль с кураторской программой, необходимо четко указать, как гостевой фестиваль представлен во внешних коммуникациях и во время фестиваля.

7.4. Принимающий фестиваль несет ответственность за уплату взносов правообладателям, поскольку процесс очистки прав и транспортировка фильма должны быть согласованы между двумя фестивалями. Ожидается, что гость фестиваля получит приглашение с указанием стоимости проезда и проживания.

7.5. В случае гостевых программ необходимо, чтобы принимающий фестиваль отправил данные о посещаемости показов в течение 2 недель после фестиваля.

VIII. Представители киноиндустрии

8.1. Фестиваль должен предоставить представителями киноиндустрии список всех представителей киноиндустрии (в соответствии с местным законодательством о защите данных).

8.2. Фестиваль должен предложить возможности нетворкинга, где представители киноиндустрии  могут встретиться и общаться во время фестиваля.

8.3. Все приглашенные гости фестиваля должны получить информацию о своем пребывании не позднее, чем за неделю до фестиваля.

8.4. Фестиваль должен приглашать режиссеров (или других представителей) короткометражных фильмов и способствовать присутствию представителей киноиндустрии, таких как журналисты, продюсеры, дистрибьюторы, покупатели, кураторы других фестивалей и т.п.

8.5. Режиссеры или другие представители отобранных короткометражных фильмов не должны платить за посещение регулярных кинопоказов. Количество билетов должно быть четко указано в правилах аккредитации фестиваля.